NUOVO CAD

3. FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

“Formazione di documenti informatici”

L’art. 40 prevede che le pubbliche amministrazioni formino gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le regole tecniche di cui all’art. 71 e le disposizioni fissate dal CAD (art. 40, comma 1).

A seguito della riforma si è specificato che tra i documenti, per i quali vige l'obbligo di produzione in via informatica, sono ricompresi anche quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registi (art. 40, comma 1).

Sono invece stati abrogati i commi 3 e 4, i quali sancivano l’adozione di un regolamento per individuare le categorie di documenti che potevano essere redatti in originale anche su supporto cartaceo in relazione al particolare valore storico e artistico.

“Procedimento e fascicolo informatico”

L'art. 41 è stato oggetto di modifica al comma 1, in esso si è stabilito che le pubbliche amministrazioni, nel gestire i provvedimenti amministrativi in via informatica, forniscano gli opportuni servizi di interoperabilità e cooperazione applicativa.

È stato inoltre abrogato il comma 3, relativo alla conferenza dei servizi e alla sua convocazione mediante strumenti informatici.

“Riproduzione e conservazione dei documenti”

L’art. 43 è stato modificato inserendo il comma 1-bis nel quale si legge che cessa l’obbligo di conservazione, in capo ai cittadini e alle imprese, del documento informatico già conservato per legge da uno dei soggetti di cui all’art. 2, comma 2. I cittadini e le imprese possono richiederne l’accesso in ogni momento.

Per quanto riguarda la conservazione dei documenti in capo alle PA, l’avvocato Eugenio Prosperetti ha sottolineato che “secondo la disciplina attuale dell’accesso, esso può essere richiesto ma non si prevede che debba essere necessariamente concesso (il diritto d’accesso può anche essere negato per vari motivi).” Pertanto ha affermato che sarebbe stato meglio adottare una norma che obbligasse le PP.AA. a rendere disponibili al cittadino interessato i documenti sulla base di un accesso con l’identità digitale. (http://www.agendadigitale.eu/infrastrutture/il-cad-e-in-gazzetta-ufficiale-tutte-le-novita-che-cambieranno-per-sempre-la-pa_2472.htm).

L’avvocato Andrea Lisi ha inoltre rimarcato che questa norma renderebbe “la PA unica depositaria dei documenti dei cittadini” e metterebbe questi ultimi in una posizione di “dipendenza” verso la PA, dando vita ad un rapporto squilibrato tra le parti. Inoltre ha sottolineato che ad oggi non sono molte le Pubbliche Amministrazioni dotate di sistemi di conservazione pienamente sicuri ed efficienti, che mettano al riparo i documenti dell’utente da tutti i possibili rischi (smarrimento, modifica etc). (http://www.techeconomy.it/2016/09/15/cad-ora-bisogna-lamministrazione-digitale/ ).

Il Consiglio di Stato (con parere del 17 maggio) aveva fatto notare che la previsione di questo obbligo in capo ai soggetti regolati dal CAD non impedirebbe a cittadini e imprese di detenere comunque una copia del documento. Per questi motivi la norma non comporta una minor tutela per cittadini e imprese, ma soltanto una diminuzione degli oneri in capo a questi.

Il Consiglio di Stato aveva inoltre ritenuto opportuno estendere l’applicazione di questa disposizione anche ad altri soggetti, quali ad esempio le associazioni, che restano invece escluse dalla previsione della norma la quale recita espressamente: “cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese”. Questa proposta del Consiglio non è stata però recepita nel nuovo CAD.

“Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici”

Il nuovo art. 44 contiene la previsione di un’unica attività sia di gestione che di conservazione dei documenti informatici, mentre prima della riforma la rubrica dell’articolo era intitolata esclusivamente “requisiti per la conservazione dei documenti informatici”.

“Conservatori accreditati”

L'art. 44-bis è stato modificato sostituendo Agid all'ormai soppressa DigitPA.

Il comma 1 dispone infatti che i soggetti pubblici e privati, svolgenti attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione, chiedano l’accreditamento (appunto presso Agid) secondo le regole tecniche di cui all’art. 71 del CAD.