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SMART WORKING NELLA P.A.

Autore: Giorgio Valandro (con la collaborazione di Federica Brio, Claudia Ferrarese, Filippo Tagliapietra)

Data di pubblicazione: 01/06/2020

Ultimo aggiornamento: 15/12/2020

Site: INFODIRITTO - In-formazione giuridica per l'amministrazione
Course: STUDI E DOSSIER
Book: SMART WORKING NELLA P.A.
Printed by: Guest user
Date: Tuesday, 3 August 2021, 9:34 AM

INTRODUZIONE

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Che cos'è lo smart working?

Lo smart working o lavoro agile (artt. 18-23 l. 81/2017) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato volta ad incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro.

Non si tratta di una tipologia di contratto di lavoro, ma di uno specifico accordo tra datore di lavoro e lavoratore, diverso e ulteriore rispetto al contratto di lavoro, che specifica le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa

Sommario

•  Disciplina ordinaria

•  Definizione e caratteristiche

•  Sicurezza informatica

•  Privacy

•  Misure organizzative

COVID-19: NORMATIVA DI EMERGENZA E PROSPETTIVE FUTURE

In ragione dello stato di emergenza generato dal diffondersi del Coronavirus, lo smart working è divenuto strumento di protezione della salute pubblica nonchè della salute e sicurezza dei lavoratori, cui è possibile ricorrere anche in deroga ad alcune delle prescrizioni/disposizioni caratterizzanti il modello legale, disciplinato dalla legge n. 81 del 2017 (in questo senso, si dovrebbe parlare più opportunamente di "lavoro a distanza" sulla base di una disciplina emergenziale speciale).

D'altro canto, per effetto delle modifiche apportate dal decreto-legge 2 marzo 2020, n. 9, recante "Misure di sostegno per famiglie, lavoratori e imprese connesse all'emergenza epidemiologica da COVID-19", è stato superato il regime sperimentale originariamente previsto dall' art.14 della legge n. 124 del 2015, con la conseguenza che il lavoro agile dovrà essere garantito dalle pubbliche amministrazioni ad una percentuale dei propri dipendenti anche dopo la fine dell'emergenza.

→ COVID-19: DISCIPLINA TRANSITORIA


RIFERIMENTI NORMATIVI                                                                               

 


STRUMENTI DI LETTURA

Lavoro agile-La guida pratica (Wolters Kluwer)

→ Guida pratica al lavoro agile nella P.A. - Dipartimento della funzione pubblica

FAQ Funzione pubblica su lavoro agile e Covid-19

→ FAQ progetto "Lavoro agile per il futuro della PA"- Dipartimento pari opportunità

DISCIPLINA ORDINARIA

La recente emergenza epidemiologica ha dettato l'esigenza di un contemperamento tra la salute pubblica e la necessità di non sospendere l'erogazione dei servizi essenziali e indifferibli da parte delle P.A. Uno strumento utile individuato è stato l'utilizzo del lavoro agile, divenuto, nel corso dell'emergenzia, la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nel settore pubblico.

I numerosi provvedimenti che si sono succeduti, hanno ridefinito gli elementi della fattispecie, così come delineati dalla l. n. 81/2017. In particolare, per effetto delle modifiche apportate dal d.l. 34/2020, risulta necessario verificare quale sia il regime ordinario relativo al lavoro agile all'interno della P.A., superato il periodo di emergenza da Covid-19.

Tralasciando in questa sede la disciplina transitoria, alla quale si rimanda per una trattazione approfondita, l'art. 263 del d.l. 34/2020 ha introdotto rilevanti novità relative al regime ordinario, che, salve modifiche, entrerà in vigore dal 1° gennaio 2021:

  1. In primo luogo, è stato introdotto il Piano organizzativo del lavoro agile (POLA), quale sezione del documento di cui all'art. 10, comma 1, lettera a) del d.lgs 50/2009. Il piano, che deve essere adottato entro il 31 gennaio 2021, sentite le organizzazione sindacali, dovrà individuare le modalità di attuazione del lavoro agile e prevedere la possibilità per almeno il 60% dei dipendenti di avvalersene come modalità di lavoro per le attività idonee. Dovrà, inoltre, prevedere le misure organizzative, i requisiti tecnologici, i percorsi formativi del personale, anche dirigenziale, e gli strumenti di rilevazione e di verifica periodica dei risultati conseguiti, anche coinvolgendo i cittadini, sia individualmente, sia nelle loro forme associative.
  2. In caso di mancata adozione del POLA, le P.A. dovranno garantire la possibilità ad almeno il 30% dei dipendenti che abbiano richiesto di lavorare in modalità agile, di avvalersene(art 14, comma 4-bis, l. 124/2015, così come modificata dal decreto rilancio).
  3. Presso il Dipartimento della funzione pubblica della Presidenza del Consiglio dei ministri è istituito, poi, l'Osservatorio nazionale del lavoro agile nelle amministrazioni pubbliche. Entro 60 giorni dal 19 luglio 2020 il Ministro per la PA con decreto, definirà la composizione, le competenze ed il funzionamento dell'Osservatorio.
  4. Con decreto del Ministro per la PA possono essere definiti ulteriori indirizzi e regole per l'attuazione e la promozione della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro dei dipendenti (comma 1 e 2, art. 14 l.n. 124/2015) e del lavoro agile (l.n. 81/2017).

Le misure in questione devono essere adottate nei limiti delle risorse di bilancio disponibili a legislazione vigente e senza nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica.

E' utile, poi, coordinare tale regime con quanto previsto dal d.l. 76/2020, il quale prevede che la Pubblica Amministrazione provveda a sviluppare i propri sistemi con modalità idonee a consentire l'accesso da remoto ai propri dipendenti, nel rispetto delle disposizioni di sicurezza, e favorire così il lavoro agile a distanza.

A tal proposito, l'art. 31 d.l. 76/2020, il quale modifica l'art. 12 del CAD, prevede che:

  • Per i datori di lavoro è obbligatorio adottare ogni misura utile a garantire la sicurezza e la protezione delle informazioni e dei dati, in caso di utilizzo da parte dei dipendenti di disposiivi elettronici personali (art. 12, comma 3-bis, d.lgs 82/2005)
  • le pubbliche amministrazioni acquistano beni ovvero progettano e sviluppano sistemi informativi e servizi informatici con modalità idonee a consentire ai lavoratori di accedere da remoto ad applicativi, dati e informazioni necessari allo svolgimento della prestazione lavorativa, fermo restando ovviamente il rispetto dello Statuto dei lavoratori e delle necessarie misure di garanzia e di sicurezza, imposte dagli standard e dalle migliori pratiche nazionali ed internazionali, volte ad assicuurare la protezione delle reti e l'uso responsabile dei mezzi telematici (art. 12, comma 3-ter, d.lgs. 82/2005)

Si evidenzia che l'attuazione delle misure previste è valutata ai fini della performance dirigenziale.

Per un approfondimento vedi Smart working nella Pubblica Amministrazione, controllo della prestazione e valutazione del personale

Lavoro agile e telelavoro

I termini lavoro agile e telelavoro si riferiscono a due istituti diversi, disciplinati da normativa differente, che hanno tuttavia molti profili in comune, che tendono a sfumare i confini tra i due istituti, che hanno finalità in larga parte coincidenti (efficienza organizzativa e conciliazione dei tempi di vita e lavoro).

Normativa sul telelavoro

Il telelavoro, nel DPR n° 70/1999, all’art. 2, viene definito come una prestazione di lavoro eseguita dal dipendente di una delle amministrazioni pubbliche in qualsiasi luogo ritenuto idoneo, collocato al di fuori della sede di lavoro, con il prevalente supporto di tecnologie dell'informazione e della comunicazione, che consentano il collegamento con l'amministrazione di appartenenza.

L'istituto del telelavoro ha lo scopo di razionalizzare l'organizzazione del lavoro e di realizzare economie di gestione attraverso l'impiego flessibile delle risorse umane (art. 4 della L. 191/1998). Progettato per le amministrazioni pubbliche, il telelavoro consentirebbe alle stesse di avvalersi del lavoro a distanza dei propri dipendenti. Per perseguire tali obbiettivi la legge prevede che la postazione di telelavoro debba essere messa a disposizione, installata e collaudata a cura e a spese dell'amministrazione interessata, sulla quale gravano altresì le spese di gestione e di manutenzione (art. 5 DPR 70/1999).

Entro il 31 marzo di ogni anno, le amministrazioni pubbliche pubblicano nel proprio sito web lo stato di attuazione del "piano per l'utilizzo del telelavoro" nella propria organizzazione, in cui identificano le modalità di realizzazione e le eventuali attività per cui non è possibile l'utilizzo del telelavoro (art. 9, comma 7, del d.l. 179/2012).

La postazione di telelavoro deve essere messa a disposizione, installata e collaudata a cura ed a spese dell'amministrazione interessata, sulla quale gravano altresi' la manutenzione e la gestione di sistemi di supporto per il dipendente ed i relativi costi.
La postazione di telelavoro deve essere messa a disposizione, installata e collaudata a cura ed a spese dell'amministrazione interessata, sulla quale gravano altresi' la manutenzione e la gestione di sistemi di supporto per il dipendente ed i relativi costpermettano ai dipendenti di effettuare, a parità di salario, la prestazione lavorativa in luogo diverso dalla sede di lavoro (art.5 DPR 70/1999) .

I punti in comune tra la disciplina del telelavoro e quella del lavoro agile sono:

  1. La possibilità di svolgere la prestazione lavorativa del dipendente in luogo diverso dall'ufficio assegnatogli.
  2. La garanzia del mantenimento della retribuzione prevista dalla normativa contrattuale.
  3. La previsione dell’utilizzo di mezzi adatti a svolgere parte del lavoro anche fuori dalla sede ordinaria, tramite strumenti che consentano di lavorare da remoto, come pc, tablet, smartphone e software.
  4. L'assegnazione degli strumenti aziendali, attraverso i quali svolgere la prestazione lavorativa da remoto, da parte del datore di lavoro o della pubblica amministrazione.

Quanto invece alle differenze, esse riguardano i seguenti aspetti:

  1. Sede di lavoro: Entrambi gli istituti prevedono la possibilità per il dipendente di lavorare in locali diversi dall'ufficio assegnatogli. Tuttavia, nel lavoro agile non è necessario stabilire una postazione fissa dalla quale svolgere la propria prestazione lavorativa. Il dipendente può lavorare sia nei locali aziendali che all'estrerno degli stessi, con il solo limite della tutela della salute e della sicurezza del lavoratore. Nel telelavoro invece la postazione esterna deve essere prelirminarmente determinata e rimane fissa per tutta la durata dell'accordo. Inoltre, mentre il lavoro agile prevede l'alternanza tra i locali aziendali e non, il telelavoro può prevedere anche lo spostamento totale ad altra sede, con la possibilità per il dipendente di richiedere la reintegrazione presso la sede di lavoro originaria.
  2. Orario di lavoro: Nel lavoro agile il dipendente svolge la sua attività senza precisi vincoli di orario, nel rispetto dei limiti di durata massimo dell'orario di lavoro giornaliera e settimanale, mentre per quanto riguarda il telelavoro viene mantenuto l'orario di lavoro previsto dal contratto.

In astratta, quindi, sebbene abbiano dei sostanziali punti di contatto, relativi alla delocalizzazione della postazione di lavoro dalla sua sede ordinaria, telelavoro e lavoro agile non sono del tutto coincidenti o sovrapponibili. In concreto, tuttavia, le scelte organizzative e regolamentari dei singoli enti può rendere estremamente difficile distinguerne l'ambito di applicazione.


Testi normativi:

Per ulteriori approfondimenti:

COVID-19: DISCIPLINA TRANSITORIA

La situazione emergenziale generata dal diffondersi del Coronavirus ha imposto il ricorso allo smart working quale strumento per contenere l'epidemia e, nel contempo, garantire continuità alle attività lavorative.
La normativa d'emergenza ha previsto modalità semplificate per l'attivazione del lavoro agile, le quali tuttavia - comportando un significativo scostamento dal modello legale - inducono a parlare più opportunamente di "lavoro a distanza".

→ IL LAVORO AGILE "SEMPLIFICATO"

NORMATIVA NAZIONALE

• Decreto-legge n. 34/2020, c.d. Rilancio

Art 263  Le pubbliche amministrazioni, fino al 31 dicembre 2020, organizzano il lavoro dei propri dipendenti e l'erogazione dei servizi attraverso i seguenti strumenti:
  • la flessibilità dell'orario di lavoro, rivedendone l'articolazione giornaliera e settimanale;
  • introducendo modalità di interlocuzione programmata, anche attraverso soluzioni digitali e non in presenza con l'utenza;
  • applicando il lavoro agile, con procedura semplificata al 50 per cento del personale impiegato nelle attività che possono essere svolte in tale modalità.

In considerazione dell'evolversi della situazione epidemiologica, con uno o più decreti del Ministro per la pubblica amministrazione possono essere stabilite modalità organizzative e fissati criteri e principi in materia di flessibilità del lavoro pubblico e di lavoro agile, anche prevedendo il conseguimento di precisi obiettivi quantitativi e qualitativi.

Come specificato dalla circolare n. 3/2020 del ministero per la Pubblica amministrazione, a seguito dell’entrata in vigoredell’art. 263 d.l. Rilancio, è venuto meno il limite posto alla presenza dei dipendenti negli uffici pubblici, con la conseguenza che non sarà più possibile applicare l’istituto dell’esenzione del servizio (art. 87, comma 4, d.l. Cura Italia). Pertanto, la presenza del personale nei luoghi di lavoro non è più correlata alle attività ritenute indifferibili ed urgenti.

Tutto ciò premesso, le amministrazioni dovranno:

  • prevedere il rientro in servizio anche del personale fino ad oggi non adibito alle attività non indifferibili e urgenti;
  • aggiornare ed implementare la mappatura di quelle attività che, in base alla dimensione organizzativa e funzionale di ciascun ente, possano essere svolte in modalità agile, il quale dovrà essere applicato, nelle suddette attività, nella misura del cinquanta per cento. 

→ DOSSIER "Rilancio" (lavoro agile e flessibilità oraria)

[* Con riguardo agli obbighi informativi, l'art. 2, lettera r), DPCM 08 marzo 2020 (in vigore fino al 13 aprile) dispone che “gli obblighi di informativa di cui all’articolo 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell'Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro”]

• Circolare Ministro per la P.A. n. 3 del 24 luglio 2020 - circolare esplicativa in materia di indicazioni per il rientro in sicurezza sui luoghi di lavoro dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni

La circolare n. 3/2020  fornisce indicazioni per il rientro in sicurezza sui luoghi di lavoro dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni a seguito dell'entrata in vigore del d.l. Rilancio, come modificato in sede di conversione (vedi sopra).

 Direttiva Ministro per la P.A. n. 3 del 4 maggio 2020 – recante in materia di misure di contenimento del contagio da Covid - 19

Il Ministero per la Pubblica Amministrazione ha pubblicato la direttiva in oggetto per definire le misure per il contenimento del contagio da Covid-19 nella cosiddetta “fase due”, invitando le amministrazioni a:

  • individuare ogni misura utile a consentire la dematerializzazione dei procedimenti, di modo tale che tutti i dipendenti possano svolgere la propria prestazione a pieno regime;
  •  ricorrere all’attività formativa come strumento di accompagnamento del proprio personale nel processo di trasformazione digitale dell'amministrazione e di diffusione della capacità di lavorare in modalità agile per il raggiungimento degli obiettivi assegnato.

Circolare Ministro per la P.A. n. 2 del 1 aprile 2020 - circolare esplicativa delle misure recate dal decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18

Ribadisce il favor verso l’attivazione quanto più possibile estesa del lavoro agile, fermo restando il ricorso agli istituti alternativi che le pubbliche amministrazioni possono applicare qualora non vi siano le condizioni per il ricorso al lavoro agile

Direttiva Ministro per la P.A. n. 2 del 12 marzo 2020 - Indicazioni in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19 nelle pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165

Dopo aver ribadito che le pubbliche amministrazioni assicurano il ricorso al lavoro agile come modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa, aggiunge che:

    • a fronte della situazione emergenziale, è necessario un ripensamento da parte delle pubbliche amministrazioni in merito alle attività che possono essere oggetto di lavoro agile, con l’obiettivo prioritario di includere anche attività originariamente escluse;
    • relativamente alle attività individuate, le amministrazioni prevedono modalità semplificate e temporanee di accesso alla misura con riferimento al personale complessivamente inteso, senza distinzione di categoria di inquadramento e di tipologia di rapporto di lavoro, ferma restando la necessaria presenza del personale con qualifica dirigenziale in funzione del proprio ruolo di coordinamento.

Circolare Ministro per la P.A. n. 1 del 4 marzo 2020 – Misure incentivanti per il ricorso a modalità flessibili di svolgimento della prestazione lavorativa

Oltre a un utile riepilogo della legislazione in materia, la circolare indica alcune azioni concrete per incentivare il ricorso al lavoro agile, al fine di affrontare l'attuale situazione di emergenza:

    • ricorso, in via prioritaria, al lavoro agile come forma più evoluta anche di flessibilità di svolgimento della prestazione lavorativa (superamento del telelavoro);
    • utilizzo di soluzioni “cloud” e ricorso a strumenti per la partecipazione da remoto a riunioni e incontri di lavoro (sistemi di videoconferenza e call conference);
    • ricorso alle modalità flessibili anche nei casi in cui il dipendente si renda disponibile ad utilizzare propri dispositivi, a fronte dell’indisponibilità o insufficienza di dotazione informatica da parte dell’amministrazione, garantendo adeguati livelli di sicurezza e protezione della rete secondo le esigenze e le modalità definite dalle singole pubbliche amministrazioni;
    • attivazione di un sistema bilanciato di reportistica interna ai fini dell’ottimizzazione della produttività, anche in un’ottica di progressiva integrazione con il sistema di misurazione e valutazione della performance

NORMATIVA D'ATENEO

• Pagina di Ateneo per rimanere sempre informati sulla normativa e le comunicazioni inerenti la crisi epidemiologica da Covid-19

Protocollo per il contrasto e il contenimento del virus SARS COV-2 (aggiornato al 22.07.2020)

• Modalità e organizzazione del lavoro agile, delle ferie pregresse e dell'esenzione dal lavoro (d.l. 18/20)- Circolare Direttore generale, 24 marzo 2020

Istruzioni operative Unipd 17 marzo 2020

Istruzioni operative Unipd 12 marzo 2020

Lavoro agile "semplificato"

Per la durata dello stato di emergenza, il lavoro agile:

  • può essere applicato anche in assenza di accordi individuali, nel rispetto dei principi dettati dagli artt. 18-23 l. n. 81/2017;
  • gli obblighi di informativa in materia di sicurezza, di cui all'art. 22 l.n. 81/2017, sono assolti in via telematica, anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell'Inail;
  • può essere svolto attraverso strumenti informatici del dipendente, se non forniti dall'amministrazione→ in tal caso, non si applica l'art. 18, co. 2, l.n. 81/2017, che prevede la responsabilità del datore di lavoro per la sicurezza ed il buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore;
  • non c'è alcuna soglia massima per la concessione del lavoro agile→ possono accedervi tutti i dipendenti, incluso il personale dirigenziale.

In mancanza dell'accordo, ove il il lavoro agile risulti già disciplinato dal contratto collettivo applicato, non sarà un problema configurare le modalità della prestazione; in caso contrario, saranno i principi della disciplina legale di riferimento a dettare la regola.         

Attivazione

Non è necessario un atto formale di autorizzazione. Le PA prevedono modalità semplificate e temporanee di accesso a tale modalità di lavoro, escludendo appesantimenti amministrativi, e favorendo la celerità dell’autorizzazione (ad. es. ricorso a scambio di mail con il dipendente per il riconoscimento dello smart working piuttosto che predisposizione di moduli da compilare o adozione di provvedimenti amministrativi)

Luogo di lavoro

Al di fuori della sede di lavoro abituale

Strumenti di lavoro

Apparecchiature e connessioni proprie

Orario di lavoro e modalità organizzative

Rimesse ad un accordo con il proprio Responsabile →Orario e organizzazione di lavoro

Circolare Unipd 24 marzo 2020: il Responsabile della struttura: a) organizza ed assegna le attività al personale, definendo gli specifici risultati da raggiungere nelle attività fatte in lavoro agile; b) monitora attivamente l’andamento delle attività che devono essere eseguite in lavoro agile e del conseguimento dei risultati richiesti

Sono esclusi lavoro straordinario e permessi brevi (Coronavirus-In smart working niente straordinario nè permessi brevi - Sole 24 Ore, Enti locali e PA - 31/3/2020)

Rendicontazione attività

"La rendicontazione dell’attività avverrà compilando un time-sheet, su foglio excel, in cui saranno riportate le attività svolte e i tempi che le stesse hanno richiesto con il livello di dettaglio concordato con il proprio responsabile. Il rendiconto, da presentare settimanalmente ed entro il venerdì della settimana successiva, deve essere approvato dal responsabile" (Istruzioni operative Unipd 17/3/20).

"Il responsabile della struttura stabilisce i risultati da conseguire in lavoro agile e le modalità di rendicontazione del lavoro svolto in modo che esse siano coerenti con la tipologia di attività assegnata. A tale fine le rendicontazioni devono includere anche elementi di natura quantitativa oltre che descrittiva, riguardanti i risultati raggiunti, al fine di poter coglierne adeguatamente il conseguimento, l’intensità del lavoro che è stato richiesto ed, eventualmente, i problemi riscontrati. Infatti il lavoro agile è una modalità di lavoro orientata ai risultati, per cui non si procede ad una rigida rendicontazione dei tempi di lavoro, che peraltro è bene contenere all’interno del monte ore settimanale lavorativo; per la medesima ragione non si procede all’assegnazione di straordinari e buoni pasto. La nuova procedura di rendicontazione, ora in fase di ultimazione, si presenterà più snella di quella attuale e offrirà al personale nuove funzionalità, quali la possibilità di rendicontare giorno per giorno le attività in corso e di annotare eventuali scadenze o attività future" (circolare 24 marzo 2020).

Potere direttivo del datore di lavoro

In mancanza di apposita regolamentazione nell'accordo, valgono i principi sanciti dalla legge e dalla contrattazione collettiva, FERMO RESTANDO il rispetto dell'art. 4 Stat. Lav. sui controlli a distanza→ necessità di prevedere: a. adeguata informazione dei lavoratori circa le modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli; b. clausola sul trattamento dei dati personali, nel rispetto della normativa Privacy. →Controlli a distanza

Trattamento economico e normativo

Vale quanto disposto in via ordinaria dall'art. 20 l. n. 81/2017 →Trattamento economico e normativo

Sicurezza e tutela INAIL

Vale quanto disposto dagli artt. 18-22-23 (se si utilizzano dispositivi propri, escluso il comma 2 dell'art. 18) →Sicurezza e tutela INAIL


Per ulteriori approfondimenti:

Lavoro agile al tempo del Coronavirus - Questione giustizia

Coronavirus e smart working: cosa si può fare e cosa non si può fare? - Altalex

DEFINIZIONE E CARATTERISTICHE

Lo smart working (o lavoro agile) è “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all'interno di locali aziendali e in parte all'esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva” (art. 18, comma 1, legge n. 81 del 2017).

La modalità di lavoro agile comporta che la prestazione lavorativa venga resa:

• in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno;

• senza una postazione fissa;

• senza precisi vincoli di orario, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva;

• anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi;

• con l’utilizzo di strumenti tecnologici.

→ L'accordo di lavoro agile

→ Luogo, orario, organizzazione e strumenti di lavoro

→ Trattamento economico e normativo

→ Sicurezza e tutela Inail

I datori di lavoro (pubblici e privati) sono tenuti a riconoscere priorità alle richieste che pervengono dalle lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo di maternità, ovvero dai lavoratori con figli in condizioni di disabilità.


Differenze con il telelavoro

Lo smart working è un salto di paradigma rispetto al telelavoro (normato con la legge n. 191 del 1998). Il telelavoro prevede lo spostamento (in tutto o in parte) della sede di lavoro dai locali aziendali ad altra sede (di solito l’abitazione del lavoratore), ma il dipendente è vincolato a lavorare da una postazione fissa e prestabilita, con gli stessi limiti di orario che avrebbe in ufficio.

Al contrario, il lavoro agile prevede che la prestazione lavorativa venga eseguita in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno, ma senza stabilire una postazione fissa. Non si timbra un cartellino, non si fanno pause in orari predefiniti. Non ci sono vincoli di spazio e di tempo, solo i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

Lavoro agile e telelavoro

L'accordo di lavoro agile

Il nucleo essenziale dello smart working è rappresentato dall’accordo, con il quale le parti regolano le modalità di esecuzione del rapporto di lavoro.

Momento di stipula - Contestualmente o successivamente alla stipula del contratto di lavoro subordinato

Forma - Per iscritto ai fini della regolarità amministrativa e della prova

Durata - L’accordo di lavoro agile può essere a termine o a tempo indeterminato.
In caso di accordo di lavoro agile a tempo determinato, la scadenza dell’accordo potrebbe anche essere legata al completamento di una specifica fase o ciclo del lavoro o al raggiungimento di un determinato obiettivo.

Contenuto - l'accordo deve indicare:

esecuzione della prestazione all'esterno dei locali aziendali

È consigliabile specificare la suddivisione dei momenti in cui la prestazione lavorativa è resa in modalità lavoro agile ovvero classica (giorni alla settimana/ settimane al mese/mesi all’anno).
L’accordo può specificare la facoltà del datore di lavoro di richiedere la presenza del lavoratore presso l’abituale luogo di lavoro, o in altro luogo appositamente definito, in occasione di specifiche occorrenze (riunioni, meeting, appuntamenti, ecc.)

forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro

L’accordo di lavoro agile deve disciplinare l’esercizio del potere di controllo e disciplinare da parte del datore di lavoro, nel rispetto dei limiti imposti dallo Statuto dei Lavoratori circa il controllo a distanza dei prestatori subordinati.
Nell’accordo devono essere individuate le specifiche condotte, connesse all’esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, che danno luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari (art. 21, l. n. 81/2017).

• strumenti utilizzati dal lavoratore

L’accordo deve indicare gli strumenti tecnologici utili per lo svolgimento della prestazione lavorativa in connessione con la sede di lavoro ma fuori da essa, di cui il datore di lavoro deve garantire la sicurezza e il buon funzionamento.  Può essere opportuno specificare che tali strumenti sono concessi al lavoratore in comodato d’uso gratuito ai sensi dell’art. 1803 c.c. Separatamente dall’accordo di lavoro agile, quindi, le parti potrebbero sottoscrivere apposito contratto di comodato.

• i tempi di riposo del lavoratore

L’accordo di lavoro agile potrebbe prevedere, alternativamente, le seguenti clausole:
a. Il Lavoratore potrà svolgere la prestazione lavorativa in qualunque orario purché renda produttiva ed efficace la prestazione stessa.
b. La prestazione lavorativa si svolgerà, di massima, in correlazione temporale con l’orario normale applicabile alla struttura di appartenenza

• le misure tecniche ed organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore

Tutti i lavoratori hanno il c.d. “diritto alla disconnessione”, ossia il diritto a non essere sempre raggiunti da comunicazioni e richieste lavorative tramite gli strumenti informatici.
È importante che le parti concordino come distinguere il “tempo di lavoro” e il “tempo libero”, in modo da evitare che la connessione continua del lavoratore agile porti a confondere e sovrapporre questi due momenti distinti della sua giornata.

• apprendimento permanente e certificazione periodica delle competenze

Al lavoratore impiegato in forme di lavoro agile puo' essere riconosciuto, nell'ambito dell'accordo, il diritto all'apprendimento permanente, in modalità formali, non formali o informali, e alla periodica certificazione delle relative competenze (art. 20, comma 2).

Comunicazione obbligatoria - l’accordo e le sue modificazioni devono essere oggetto di comunicazione obbligatoria entro il giorno antecedente a quello di inizio (art. 23, comma 1, legge n. 81 del 2017).
La comunicazione deve avvenire obbligatoriamente con modalità telematica, attraverso la specifica procedura disponibile tramite il portale «www.cliclavoro.gov.it» per accedere al portale «www.servizi.lavoro.gov.it».


N.B. Per la durata dello stato di emergenza, le pubbliche amministrazioni possono ricorrere a modalità semplificate di attivazione dello smart working, prescindendo dall'accordo individuale di cui all'art. 18 l. n. 81/2017.

Luogo, orario, organizzazione e strumenti di lavoro

LUOGO DI LAVORO
Il lavoratore agile non è vincolato ad un preciso luogo di lavoro: non ha una postazione di lavoro fissa e può lavorare sia all’interno dei locali aziendali, che all’esterno, ovunque, fatte salve le ragioni di tutela della salute e della sicurezza del lavoratore 

ORARIO DI LAVORO
Il lavoratore agile svolge la sua attività senza precisi vincoli di orario e può gestire l’organizzazione del proprio tempo di lavoro.

• Gode di una flessibilità i cui confini sono concordati tra le parti nell’accordo di lavoro agile e che potrebbe ampliarsi al punto da non esservi nessuna indicazione in termini di orari nell’accordo stesso
• Il datore di lavoro ha facoltà di richiedere una reperibilità in determinate fasce orarie che, salvo diverso accordo, non comporta alcun diritto a trattamenti economici aggiuntivi
• Devono essere rispettati i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale
• Al lavoratore agile devono essere garantiti i tempi di riposo stabiliti dalla legge

ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO
È possibile organizzare la prestazione lavorativa svolta in modalità di lavoro agile per fasi, cicli e obiettivi, in modo tale da svincolare la prestazione da un parametro di tempo, e ancorarla piuttosto a un parametro di risultato.
La modalità agile di lavoro:
• può essere a tempo determinato e, con la conclusione della specifica fase o ciclo o con il raggiungimento dell’obiettivo prefissato, la prestazione lavorativa può ricominciare ad essere resa all’interno dei locali aziendali, secondo le tradizionali modalità
oppure
• può rappresentare la modalità di esecuzione solo di una parte della prestazione lavorativa, che quindi in alcuni giorni/settimane/mesi sarà resa in modalità lavoro agile e per il tempo restante secondo le modalità tradizionali

STRUMENTI DI LAVORO
Il lavoratore deve essere dotato di strumenti tecnologici di lavoro idonei che facciano sì che la sua assenza fisica dai locali aziendali non impatti sull’efficacia della sua prestazione lavorativa.
Nell’accordo di lavoro agile è opportuno specificare quali strumenti sono assegnati al lavoratore, prestando attenzione che tali attribuzioni non assumano le caratteristiche di fringe benefit.


N.B. Per la durata dello stato di emergenza lo smart working:

- dovrà svolgersi necessariamente presso la propria abitazione, nel rispetto delle misure di distanziamento sociale e contenimento del virus;

- può essere svolto attraverso strumenti informatici del dipendente;

- in ragione della sua flessibilità, risulta in linea di massima incompatibile sia con il lavoro straordinario (con la conseguenza che non può essere riconosciuto al dipendente il relativo compenso), sia con quegli istituti che comportano una riduzione dell'orario giornaliero, come i permessi brevi.

Trattamento economico e normativo

Il lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile ha diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato, in attuazione dei contratti collettivi, nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all'interno dell'azienda (art. 20, comma 1, legge n. 81 del 2017).

Il lavoratore agile percepirà una retribuzione che, in quantità e in struttura, è esattamente uguale a quella del lavoratore di pari livello, inquadramento e mansioni, che svolge la propria attività in sede secondo le modalità lavorative classiche.

Nulla osta al riconoscimento individuale di eventuali elementi aggiuntivi, anche in connessione con il lavoro agile, migliorativi del trattamento economico e normativo del lavoratore.

Gli incentivi di carattere fiscale e contributivo eventualmente riconosciuti in relazione agli incrementi di produttività ed efficienza del lavoro subordinato sono applicabili anche quando l’attività lavorativa sia prestata in modalità di lavoro agile (art. 10, comma 4, l. n. 81/2017).

Sicurezza e tutela INAIL

OBBLIGHI IN MATERIA DI SICUREZZA

Datore di lavoro

• Garantire la sicurezza e il buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati, e la loro manutenzione (art. 18, comma 2, legge n. 81 del 2017)

• Fornire al lavoratore un’adeguata informativa circa il corretto utilizzo delle attrezzature/apparecchiature messe a disposizione

• Valutare i rischi connessi alla modalità agile di svolgimento della prestazione lavorativa e consegnare al lavoratore agile e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza - con cadenza almeno annuale - un’informativa scritta sui rischi connessi allo svolgimento della prestazione in modalità agile

Lavoratore

• Cooperare nell’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali

TUTELA ASSICURATIVA

Il lavoratore agile ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali (art. 23, comma 2, l. n. 81/2017).

I datori di lavoro (privati o pubblici non statali) non hanno alcun obbligo di denuncia ai fini assicurativi se il personale dipendente:

  • è già assicurato per le specifiche attività lavorative in ambito aziendale
  • è adibito alle medesime mansioni in modalità agile che non determinano una variazione del rischio.

Gli infortuni occorsi mentre il lavoratore presta la propria attività lavorativa all’esterno dei locali aziendali e nel luogo prescelto dal lavoratore stesso sono tutelati se causati da un rischio connesso con la prestazione lavorativa.

Gli infortuni occorsi durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello prescelto per lo svolgimento della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali sono tutelati quando il fatto di affrontare il suddetto percorso sia connesso a esigenze legate alla prestazione stessa o alla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative e risponda a criteri di ragionevolezza (art. 23, comma 3, l. n. 81/2017).

Il lavoratore agile è tutelato non solo per gli infortuni collegati al rischio proprio della sua attività lavorativa, ma anche per quelli connessi alle attività prodromiche e/o accessorie purché strumentali allo svolgimento delle mansioni proprie del suo profilo professionale (INAIL, circ. n. 48/2017). L’unico limite che si pone alla tutela del lavoratore agile per gli infortuni sul lavoro è quello del rischio elettivo.

Per garantire maggiormente la copertura assicurativa l’accordo di lavoro agile può essere uno strumento utile nel quale, se possibile, individuare i rischi lavorativi ai quali il lavoratore agile è esposto e i riferimenti spazio-temporali ai fini di un rapido riconoscimento delle prestazioni infortunistiche.

→ Circolare Inail n. 8 del 2017


N.B. per la durata dello stato di emergenza, le P.A. possono derogare all'informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro (art. 22 l. 81/2017).

SICUREZZA INFORMATICA

Al fine di garantire la sicurezza dei dati e delle informazioni, occorre dotare i dipendenti di dispositivi appositamente predisposti (dotati di antivirus, di un sistema di backup, di un sistema di cifratura dei dati e di una connessione cifrata), con applicativi pronti per una fruizione remota.

Fatte salve alcune virtuose eccezioni, tuttavia, è assai frequente che i lavoratori usino i loro dispositivi personali per accedere ai sistemi aziendali - ivi incluse le connessioni di rete (ADSL, WiFi, ecc.) - senza modificare i parametri standard (ad es. le password), senza adottare (o non in maniera adeguata) sistemi antivirus/antimalaware, e sottovalutando i rischi normalmente connessi alla navigazione in rete (accesso a siti pericolosi, download, ecc.).

In tale scenario, è quindi alta la possibilità che i computer abbiano malware attivi, o che qualcuno possa intercettare le comunicazioni senza particolari difficoltà. Ecco, quindi alcuni suggerimenti pratici:

  • Non usare sistemi personali, ma ricorrere sempre a dispositivi forniti dall’azienda, sui quali dovrebbero essere attivi e verificati con regolarità sistemi di sicurezza adeguati.
  • In caso contrario, installare almeno un buon sistema antivirus ed effettuare un’accurata scansione preventiva.
  • Se possibile, è molto utile un sistema di gestione remota del PC, con il quale i tecnici possano monitorare e gestire eventuali problemi (come ad esempio piattaforme Kaseya, Solarwind, ManageEngine).
  • Adottare sistemi di autenticazione a due fattori (con l’uso di codici o token, in aggiunta alla normale password) o almeno aumentare il grado di complessità delle password utilizzate e cambiarle molto più frequentemente di quanto si faccia normalmente.

→ Linee guida per i dipendenti della PA - Dipartimento della funzione pubblica

→ Smart working: vademecum per lavorare online in sicurezza-AGID

→ Misure di sicurezza informatica per le pubbliche amministrazioni AGID

PRIVACY

Lo Smart Working si regge sulla continua trasmissione di dati. Risulta, pertanto, opportuno adottare le misure più idonee per garantire la conformità al Regolamento Europeo per la Protezione dei Dati Personali ( GDPR). I dati trasmessi, infatti, sono sempre suscettibili di subire una violazione, ancor di più nell'ambito di sistemi di trasmissione digitale che non siano opportunamente protetti.

→ Istruzioni per il datore di lavoro

→ Istruzioni per il lavoratore

→ Privacy e controlli a distanza

Istruzioni per il datore di lavoro

In primo luogo, è presumibile che il datore di lavoro fornisca al lavoratore gli strumenti necessari allo svolgimento delle proprie mansioni: PC, tablet, smartphone, etc.
Occorrerà, pertanto, che l'azienda fornisca, in virtù del principio di " accountability", la più opportuna informativa e le linee guida necessarie per l'utilizzo delle dotazioni aziendali.

[Linee guida afferenti alla sicurezza informatica -  l'azienda deve regolamentare le linee guida che il lavoratore dovrà seguire: i) nella postazione di lavoro o qualora la abbandonasse anche temporaneamente; ii) relativamente all'utilizzo dei sistemi informatici; iii) nella protezione delle informazioni; iv) nella gestione delle password; v) nella gestione dell'accesso a Internet (meglio se attraverso sistemi OTP, pen drive USB, token di accesso anche mobile token) e alla posta elettronica.]

Il datore di lavoro, inoltre, dovrà offrire al lavoratore tutte le informazioni necessarie affinché il lavoratore possa gestire al meglio eventuali situazioni crisis assessment relativamente al causarsi di eventi di data breach ovvero situazioni che potrebbero, anche solo in potenza, determinare una perdita e/o distruzione di dati (causati da malware, virus, etc.).

Nell'ambito del lavoro agile, pertanto, occorrerà che il datore di lavoro:

- si doti, preliminarmente, di sistemi di cyber security adeguati, oltreché di sistemi di protezione dei device aziendali (sistemi antivirus, sistemi di backup, sistemi MDM - mobile device management, sistemi di crittografia, etc., oltreché quanto già accennato relativamente all'accesso alla rete internet);
- preconfiguri, pertanto, una gestione dei dati personali in un'ottica di conformità all' art. 25 GDPR;
- metta a disposizione del lavoratore ogni opportuna informativa;
- consenta ai lavoratori di accedere a programmi specifici di formazione del personale affinché gli stessi acquisiscano le opportune e necessarie skill relativamente alla gestione di eventi critici.

Laddove il lavoratore operi attraverso i propri dispositivi personali, invece, il datore di lavoro dovrà:

-gestire l’aspetto delle licenze software;
-regolamentare a priori gli aspetti relativi ai diritti di proprietà intellettuale dei contenuti sviluppati su dispositivi privati;
-definire le modalità di accesso ai dispositivi privati in caso di indagini sia interne sia che da parte delle forze dell’ordine;
-considerare di sottoscrivere polizze assicurative specifiche;
-gestire concessione e revoca dei privilegi e dei diritti di accesso alle informazioni sui dispositivi laddove terminasse l’attività di lavoro agile.

Istruzioni per il lavoratore

Per garantire un'adeguata protezione, devono essere messe in atto misure che prevengano eventuali minacce di accesso non autorizzato ai dati da parte di terzi. Allo stesso modo va gestito l’accesso dei lavoratori alle apparecchiature utilizzate per il lavoro agile. A maggior ragione in contesti esterni o in occasione di trasferte o di lavoro in mobilità dovranno essere aggiornate e rispettate le policy (IT e posta elettronica o telefono aziendale).
Al riguardo, alcune semplici accortezze:

- evitare l’uso dei social network, o altre applicazioni social facilmente hackerabili;

- adoperare “misure di sicurezza” nell’utilizzo di pc o tablet come paraschermi ( privacy-screen) che impediscano la visuale laterale del vicino, non tanto e solo per motivi di riservatezza, ma anche per la circolazione dei dati;

- evitare di rivelare al telefono informazioni aziendali;

- evitare il collegamento a reti non sicure o sulle quali non si abbiano adeguate garanzie;

- non lasciare portatili o incartamenti incustoditi in treno o locali pubblici.

Controlli a distanza

Come combinare le modalità smart di lavoro con le tutele a garanzia del lavoratore?
Eventuali sistemi di controllo degli accessi, monitoraggio, sicurezza, adottati dal datore di lavoro possono talvolta risultare in contrasto con quanto disposto dall' art. 4 dello Statuto dei Lavoratori in tema di "impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo".

L’art. 4 St. Lav. (come modificato dal d.lgs. 151/2015, c.d. Jobs Act) vieta i controlli a distanza sui lavoratori, salvo che per determinate esigenze ("esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale") e previo accordo sindacale o rilascio di autorizzazione amministrativa.
La stessa norma però precisa, al comma 2, che tali accordi e autorizzazioni non sono richiesti per "gli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e per gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze"*.
Il nuovo art. 4 St. Lav. prevede, infine, che è consentito l'utilizzo delle informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 "a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal D.Lgs. 196/2003”.

Dunque:

-per gli strumenti di lavoro e per gli strumenti di registrazione di accessi e presenze non opera alcun divieto e alcun obbligo di accordo sindacale o di autorizzazione dell’INL

MA

il datore ha l’obbligo di fornire ai dipendenti adeguata informazione circa le modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli nonché l’obbligo di rispettare la normativa sulla privacy nella raccolta e nel trattamento dei dati.
Pertanto il trattamento di dati personali dovrà sempre ispirarsi ai principi di correttezza, pertinenza e non eccedenza dettati dalla normativa privacy.

[In sostanza, gli strumenti di lavoro e quelli di registrazione delle presenze e degli accessi, per quanto esenti dal vaglio sindacale o amministrativo, non permettono al datore di lavoro di controllare indiscriminatamente l’attività del lavoratore, incontrando il potere datoriale, in ogni caso, il limite della libertà, dignità e del diritto alla privacy del lavoratore]

Per approfondimenti: Il nuovo art. 4 St. Lav. tra strumenti di lavoro e privacy- Studio legale Toffoletto De Luca Tamajo


*L’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha dichiarato che soltanto se lo strumento di lavoro sia indispensabile al dipendente per svolgere la prestazione lavorativa, nel senso che il lavoratore, se dovesse essere privato, sarebbe impossibilitato a svolgere le sue mansioni, potrà rientrare nell’esenzione dalle procedure sindacali o amministrative di cui all’art. 4.
Allo stesso modo il Garante Privacy con provvedimento n. 479 del 16 novembre 2017, ha dichiarato che lo strumento di lavoro che esclude la necessità di un accordo sindacale, o della preventiva autorizzazione amministrativa, può essere solo quello indispensabile per lo svolgimento della prestazione lavorativa.

→ Segue: pc aziendali, monitoraggio presenze, altri software

Segue: pc aziendali, monitoraggio presenze, altri software

Pc aziendali - appaiono in prima battuta strumenti necessari a rendere la prestazione lavorativa e pertanto suscettibili di rientrare, ai sensi del comma 2, fra quelli non soggetti al vaglio sindacale o amministrativo preventivo. D'altra parte, però, l’installazione di software con funzionalità appositamente configurate per il tracciamento sistematico e continuativo degli accessi ad internet o di altre attività è da ritenersi un controllo vietato ai sensi dell’art. 4 L. 300/70, salvo che non sussistano i presupposti richiamati dalla norma, così come precisato anche dal Provv. del Garante del 2/4/2009 e il Provv. del 13/7/2016 n. 303.

Software monitoraggio presenze - per quanto installato su di un dispositivo necessario a rendere la prestazione, è applicativo ulteriore e non strettamente necessario a rendere la prestazione lavorativa, ma teso a soddisfare esigenze organizzative e di controllo dell’imprenditore. Pertanto: • richiede la preventiva autorizzazione indicata dall’art. 4 dello St. Lav. • deve essere utilizzato per le sole finalità indicate dalla norma (produttive, organizzative, di tutela del patrimonio o di sicurezza) e • previa idonea informazione, anche privacy, al lavoratore.

Altri software - non tutti i software sono da considerarsi vietati in quanto alcuni possono essere considerati strumenti di lavoro alla stregua del pc. Ma sarà opportuno ogni volta procedere ad una valutazione caso per caso.
Un esempio di applicativo necessario a rendere la prestazione è la posta elettronica: con il provvedimento 303/2016 (riguardante proprio una Università) il Garante, richiamando il comunicato del ministro del lavoro del 18.6.2015, ha dichiarato che possono essere considerati strumenti per rendere la prestazione lavorativa i servizi, software e applicativi strettamente funzionali a rendere la prestazione stessa (ad esempio il servizio di posta elettronica offerto ai dipendenti, il collegamento a Internet, i filtraggi antivirus e via dicendo).

MISURE ORGANIZZATIVE

Se da un lato, al dipendente è richiesta una disciplina “agile”, affichè lo smart working sia proficuo tanto per il lavoratore quanto per l’azienda, occorre che quest’ultima realizzi una serie di misure che facilitino tale modalità di lavoro, limitandone eventuali abusi in virtù di una chiarezza e trasparenza nel rapporto lavorativo.

Nello specifico, è opportuno che l’organizzazione:

- definisca e condivida un regolamento/procedura sullo smart working nel rispetto dei principi giuslavoristici;

- fornisca ai dipendenti/autorizzati i necessari mezzi per operare in modalità di lavoro agile;

- favorisca, anche alla luce delle considerazioni precedenti, l’utilizzo di dispositivi a uso aziendale, consapevole che l’assenza di tale modalità presenta tutta una serie di rischi;

- renda disponibili tecnologie e formazione proattiva nella condivisione “sicura” di documenti;

- chiarisca nell’informativa all’autorizzato quali potrebbero essere i trattamenti dei dati riguardanti i lavoratori, sempre nel rispetto della normativa a tutela dei medesimi, che potrebbero essere trattati nell’ambito dell’attività di lavoro agile;

- attivi un piano di lavoro condiviso per sapere “chi fa, che cosa” alla luce di un cronoprogramma comune facilitato dall’uso di strumenti (es. Microsoft Outlook, o Google Calendar, ecc) tali da consentire da un lato la pianificazione del lavoro, e dall’altro la visibilità di ciascuno, coinvolto da remoto;

- individui una modalità che faciliti la rendicontazione delle attività in smart working, senza sovraccaricare e talvolta ingolfare l’aspetto burocratico, pur nel rispetto dei principi che vietano il controllo a distanza.