AgID emana il Regolamento sui criteri per la fornitura di servizi di conservazione dei documenti informatici, così integrando quanto già definito nell’ambito delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico, emanate a settembre 2020.
La conservazione dei documenti informatici per conto delle pubbliche amministrazioni da parte di soggetti esterni deve uniformarsi a quanto stabilito dall’AgID, come definito all’articolo articolo 34, comma 1-bis, lettera b) del Codice dell’amministrazione Digitale.
Il regolamento emanato determina i nuovi criteri per la fornitura del servizio di conservazione dei documenti informatici, stabilendo i requisiti necessari per i soggetti (pubblici e privati) che intendono erogare i servizi, e disponendo l’istituzione di apposito market (Cloud Marketplace) a collegamento tra tali soggetti e la pubblica amministrazione.
Il regolamento prevede, allegato A, l’insieme dei requisiti di qualità, sicurezza e organizzazione necessari ai fini dell’erogazione del servizio e dell’iscrizione nell’apposita sezione (denominata "servizi di conservazione”) del Cloud Marketplace di cui all’articolo 3. É stabilito inoltre che l’iscrizione abbia una validità 48 mesi. Le amministrazioni che volessero avvalersi di conservatori non iscritti dovranno, nel rispetto dell’articolo 7, trasmettere ad AgID i relativi contratti entro trenta giorni dalla stipula affinché l’Agenzia possa svolgere le attività di verifica dei requisiti generali nonché dei requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione.
Entrata in vigore e adeguamento
Il presente regolamento entra in vigore il 1° gennaio 2022 e, a partire da quella data, è abrogata la circolare AgID 10 aprile 2014, n. 65 "Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici”. I contratti già in essere alla data di entrata in vigore, rimangono validi sino al termine di scadenza previsto, fatta salva la facoltà dell’amministrazione di verificare il possesso dei requisiti di cui all’allegato A e richiedere ai conservatori di acquisire quelli eventualmente mancanti.
Fonti