I work package

Un work package (WP) è un blocco in una struttura di sviluppo di un progetto. Ogni WP è una specie di sotto-progetto che combinato agli altri WP forma poi il progetto completo (WBS - Work Breakdown Structure)

Ogni WP può avere uno o più obiettivi. La descrizione del WP dovrebbe iniziare appunto con la definizione degli obiettivi del progetto che saranno affrontati dal WP.

Per raggiungere gli obliettivi saranno necessarie delle azioni specifiche che dovranno essere descritte nel WP in modo completo, logico e chiaro.

Particolare attenzione va dedicata al collegamento tra obiettivi, metodi e attività, outputs e/o deliverable del singolo WP che dovranno poi essere collegati a obiettivi, metodi e attività, outputs e/o deliverable del progetto generale. Generalmente è utile usare un GANTT, un diagramma di flusso o altri diagrammi per dimostrare la interrelazione tra WP. Inoltre Potrebbe essere utile evidenziare come le azioni del WP si costruiscano a partire dai risultati di altri WP e come i risultati e ouput del WP in questione saranno poi usati da latri WP.

Tutte le attività del WP devono essere presentate in una tabella di marcia tenendo presente che alcune attività sono propedeutiche ad altre e che i team dei vari WP possono lavorare simultaneamente agli obiettivi del loro specifico WP oppure in sequenza se le attività del precedente WP sono preliminari. Generalmente si usa il mese come unità di misura, indicando però la data di inizio e fine indicative.

La tabella di marcia deve anche definire i milestone (pietre migliari): eventi programmati che fissano un momento cruciale di decisione oppure il completamento di un deliverable. Come dice il nome, i milestone possono essere usati come punti di controllo dello svolgimento del progetto.

Inoltre le attività del WP devono avere degli output correlati agli obiettivi, ad esempio: prodotti, servizi, attività.

Alcuni di questi output possono essere dei deliverable: output fisico collegato ad uno specifico obiettivo del progetto quali rapporti, pubblicazioni, newletter, strumenti, siti web, conferenze, ecc. Va fatta una distinzione tra deliverable esterni, creati per i clienti e gli stakeholder, e deliverable interni, prodotti allo scopo di completare il progetto e che sono generalmente necessari solo al team di progetto e alle autorità di gestione. Entrame le tipologie di deliverable devono essere indicate nel WP.

Per ogni WP inoltre, sarà necessario definire le responsabliità e i ruoli: quale partner sarà il responsabile della sua implementazione, quali partner si occuperanno delle singole attività del WP e chi sarà il supervisore o manager del WP.

Sarà anche necessario descrivere la gestione del progetto: aspetti organizzativi, amministrativi e finanziari della gestione del progetto per assicurare che il progetto: raggiunga tutti i suoi obiettivi nei tempi stabiliti (questo implica tenere d'occhio la situazione regionale o locale così da poter fare fronte ad eventuali cambiamenti che impattano sullo svolgimento del progetto), con un alto livello di qualità, entro il budget a disposizione del progetto. Inoltre le attività di questo WP devono anche assicurare lo scambio di informazioni tra i partner che devono essere costantemente aggiornati sullo sviluppo del progetto e devono fornire un feedback ed assicurare lo scambio di informazioni verso l'autorità di gestione. Questo comporta anche la conservazione della documentazione in modo che sia facilmente reperibile nonché la registrazione delle operazioni contabili corrette e tempestive.

Inoltre trasversale a tutti i WP sono anche la comunicazione e disseminazione . La comunicazione esterna si focalizza sulle strategie di comunicazione del progetto. L'Unione Europea da grande importanza all'aspetto della comunicazione che va dall'uso degli emblemi e dei loghi alla diffusione su larga scala dei risultati del progetto così che diventino replicabili e fruibili nel territorio europeo. La comunicazione deve essere anche interna, tuttavia, e riguarderà le relazioni e il flusso di informazioni con i partner.