I costi da considerare

Ai fini della valutazione, il budget deve essere pensato in termini realistici, i costi devono essere:

• reali, solo quelli richiesti per portare avanti l’azione (entrate = spese) e sostenuti nel periodo di durata dell'azione
• necessari per implementare le attività del progetto e non ci devono essere sprechi (costi ragionevoli!)
  
• eliggibili/ammissibili in base alle regole del Bando specifico
• Attenzione anche al fatto che nella valutazione dei progetti viene prestata attenzione anche alla distribuzione del budget tra i partner che deve riflettere l'intensità della collaborazione di ogni partner e non deve presentare squilibri troppo pesanti a favore di alcuni partner piuttosto che altri.

1. Costi del personale

Questi costi possono rappresentare il nostro cofinanziamento, oppure in caso di finanziamento 100% (es. quando il fondo di rotazione copre la parte di cofinanziamento),  i rimborsi dei costi di personale restano al dipartimento e sono quindi riutilizzabili. 

Con la nuova programmazione 2021-2027 è possibile scegliere la modalità di elegibilità del costo del personale:

1. costo reale. Tale costo va espresso in costo lordo. Alla pagina:  https://afip.unipd.it/ciclo-attivo-0 (accesso con SSO) sono disponibili le tabelle con il costo dei personale docente e tecnico-amministrativo da utilizzare in questa fase. Non sarà più necessario presentare un timesheet ma andrà indicata la percentuale di lavoro dedicata al progetto. Questo sistema è consigliabile se ci sono pochi costi di attrezzature e consulenze e se al progetto partecipa personale docente con anzianità di servizio alta.
2. flat rate. 20% dei costi diretti (attrezzature + consulenze). Questo sistema rende la rendicontazione più semplice, tuttavia se non vengono effettuate spese consistenti di beni e consulenze, la quota per i costi di personale rischia di essere decisamente bassa. Scegliendo questa modalità si abbasserà anche il budget per viaggi e missioni che in questa nuova programmazione è calcolato come percentuale dei costi di staff.
   

• Se la persona viene assunta specificamente per il progetto, generalmente non serve calcolare il costo orario, ma si potrà imputare l'intero importo del contratto. Attenzione che potrebbe essere richiesto comunque un timesheet
• Utilizzo parziale. Talora una persona assunta con contratti temporanei, collabora a più progetti. In questo caso, sarà necessario indicare le ore presunte di collaborazione al progetto che si sta presentando e il costo orario. Il costo orario va calcolato dividendo il valore totale del compenso per il numero di ore complessivamente richieste dal progetto (non superare comunque le 1.700 ore se contratto annuale).

Risposta relativa ai contratti ad Hoc della Regione Lombardia, Contact point per il programma Spazio Alpino

Le figure di personale borsista, dottorando, assegnista, rientrano tra le categorie di contratto autonomo parasubordinato. Tuttavia i pagamenti effettuati a favore di persone fisiche che lavorano per il beneficiario in forza di un contratto diverso da un contratto di impiego o di lavoro possono essere assimilati alle spese per retribuzioni e tale contratto può essere conseguentemente equiparato a un atto di impiego. Pertanto i costi riferiti alle tipologie di contratto sopracitati possono essere assimilati alle spese di personale alle dipendenze del beneficiario e quindi rendicontate sotto la voce staff cost del programma purchè vengano rispettate le seguenti condizioni:

-il lavoratore deve svolgere una determinata attività lavorativa alle dipendenze e sotto la direzione del beneficiario

-le spese del lavoratore devono essere documentate da un incarico di progetto rilasciato per ogni singolo membro del personale coinvolto nel progetto, compresa un’indicazione delle attività che deve svolgere per il progetto e sulla percentuale di incarico che costituirà l’ulteriore base per il calcolo dei costi del personale; a tal fine utilizzare il modello project assignment previsto dal programma per ciascun lavoratore

-Per ogni lavoratore e incarico deve essere stilato un report semestrale sulle attività svolte, utilizzando il modello six monthly task report del programma

-il contratto stipulato tra le parti è riferito in modo esplicito ed esclusivo alla realizzazione del progetto

2. Spese per attrezzature

Questa voce è calcolata a costo reale, generalmente tenendo presente il periodo di ammortamente, il periodio e la percentuale di utilizzo. Si può caricare l'intero valore di una attrezzatura se:

• viene comprata specificamente per il progetto, 
• utilizzata per tutto il tempo del progetto 
• il suo tempo di ammortamento coincide precisamente con la durata del progetto. 

Ad es. PC con tabella di ammortamento in tre anni, progetto di durata triennale, acquisto fatto immediatamente all'inizio del progetto.

Questo è naturalmente un evento raro. Generalmente si dovrà imputare il valore dell'attrezzatura rapportata al suo valore di ammortamento (il SAD può darvi il dato da U-Gov) e ai mesi di utilizzo nel progetto.

L'IVA è ammissibile se non recuperabile. Questo significa che in Italia gli enti pubblici partner del progetto possono includere l'IVA nel costo dei beni. Le aziende e chiunque operi in attività commerciale, invece, dovranno indicare il costo al netto dell'IVA. 

I costi di noleggio o leasing di attrezzature di solito sono ammissibili se non superano il costo che si sarebbe sostenuto in caso di acquisto e ammortamento di tali attrezzature. Anche in questo caso consigliamo una indagine prima di decidere di affittare.

3. Consulenze

A costi reali. Qui andrà imputato il costo presunto. Potrebbe essere utile fare una ricognizione, anche in internet, del costo indicativo del tipo di prestazione che si intende richiedere. Le consulenze saranno prevalentemente prestazioni professionali e prestazioni occasionali, ma alcuni programmi inseriscono in questa categoria anche assegni e altre forme di collaborazione a contratto.

4. Costi di viaggio, vitto e alloggio

In alcuni programmi di finanziamento le spese di vitto e alloggio sono contabilizzate con costi unitari (es. FSE ) e l'Autorità di gestione metterà a disposizione tabella per il calcolo del costo.

Negli altri programmi di finanziamento per la nuova programmazione 2021-2027 i costi di viaggi e missioni sono riconosciuti in base a una flat rate/percentuale rispetto ai costi di staff (in media tra il 5% e il 10% dei costi di staff indipendetemente dalla nodalità scelta per calcolare i costi di staff). Naturalmente se i costi di personale sono a flat rate, il budget ammissibile per viaggi e missioni potrebbe essere insufficiente.

Nella maggior parte dei Programmi le spese dei viaggi di eventuali esperti esterni (consulenti) non si possono inserire nel budget dei viaggi perché si considerano incluse nel loro contratto.

Nel nostro caso, si dovrà anche rispettare il Regolamento di missione.

Negli INTERREG eventuali partner associati possono essere spesati in occasione di viaggi strettamente pertinenti al progetto, ma il budget dovrà essere previsto ed assegnato ad uno dei partner di progetto.

5. Spese di gestione e amministrazione

Generalmente sono costi forfettari, assegnati in percentuale rispetto al costo del personale (motivo in più per prestare attenzione al calcolo dei costi del personale). Le spese generali sono importanti perché costituiscono, insieme ai costi di personale strutturato, un "guadagno" che può essere usato ad esempio per versare le ritenute di Ateneo

7. Spese di preparazione

Il riconoscimento dei costi preparatori è rarissimo, sono rimasti ormai praticamente solo nella CTE (Cooperazione Territoriale Europea o INTERREG) e nel FSE.  Si tratta generalmente di una cifra forfettaria definita programma per progra