Il progetto deve essere organizzato nelle attività e nei costi, gestito e monitorato secondo un efficace Management, o Gestione del progetto. 

Il Management è l’insieme di metodologie e tecniche applicate nella pianificazione e nel controllo dei progetti per raggiungere gli obiettivi specifici, attraverso una corretta gestione delle risorse umane, risorse strutturali e finanziarie. 

Il Management, è in capo al Lead Partner (LP) / Beneficiario, che coordina e monitora le attività e gli stati di avanzamento per raggiungere obiettivi pianificati, con una determinata tempistica e con un budget definito. Infatti è solo il LP che firma il Grant Agreement o il Subsidy Contract ed è quindi responsabile dell’intero processo

Per rispondere alle tempistiche ed alle diverse necessità il LP deve poter raccogliere in tempo utile documentazioni, report di attività e relazioni da tutti i suoi partner. Ogni partner deve essere dunque responsabilizzato sulle tempistiche e sull’intero processo progettuale affinché sia pienamente collaborativo). Proprio per responsabilizzare i partner, di solito, il LP sottoscrive accordi con i partner.

Un buon management richiede una serie di monitoraggi e crono programmi per la corretta gestione tecnica ed amministrativa di ogni tipologia di progetto, quindi già nella stesura del progetto dobbiamo essere molto precisi e convincenti sulle modalità che andremo ad attivare a progetto finanziato. 

Da prevedere: modalità per seguire l’andamento delle attività, il flusso delle spese, controllare i costi sostenuti da ogni partner, contrastare rischi e ritardi, evidenziare scostamenti rispetto al budget approvato ecc. 

Nel Web Form occorre compilare un campo specifico su come si intende organizzare il Management e sarebbe un grave errore non imputare sul budget risorse adeguate alle attività di questo WP. 

Per un efficace management  dobbiamo ipotizzare di coinvolgere ed inserire nel budget il personale (dirigente e staff) che avrà il compito di: 

  • Seguire l’andamento del progetto e monitorare il raggiungimento degli obiettivi previsti, risultati ecc.; 
  • Realizzare attività di report, sostenere correttamente spese per il progetto o procedure di incarico o individuazione di fornitori ecc. ecc; 
  • Raccogliere tutta la documentazione necessaria alla valutazione, ai risultati, alla rendicontazione finanziaria;
  •  Interfacciarsi con partner o lead partner, project manager, financial manager ed altri esperti coinvolti nelle attività. 
  • Partecipare a riunioni di coordinamento, etc. 

Ovviamente, generalmente (Attenzione all'FSE POR Veneto nel quale è espressamente vietato delegare le attività) se necessario si potranno attivare figure di professionisti esterni il cui costo andrà imputato nel Budget. Queste figure di supporto possono essere Project Manager (PM), Communication Manager o altri esperti necessari. Il Financial Manager (FM) potrebbe essere previsto, ma tenete presente che nel nostro caso la gestione finanziaria del progetto non può essere delegata, così come la stipula di contratti e l'emissione di ordini.

Attività in capo al Project Manager:

  • Supportare l’ente beneficiario nella gestione/coordinamento e nell’implementazione del progetto, nel rispetto al progetto approvato; 
  • Collaborare e coordinare (se PM del Lead Partner) la rete dei partner a livello locale e transnazionale, con supporto costante sugli aspetti tecnici di gestione del progetto; 
  • Curare i rapporti con la CE o l’ Autorità di Gestione competente. Nel nostro caso questa attività è generalmente svolta dall'ufficio Valorizzazione della Ricerca
  • Controllare tutte le relazioni di progetto connesse all’implementazione dell’intervento e loro presentazione, nei termini di scadenza previsti dal contratto di finanziamento; 
  • Redigere le relazioni tecniche ed il monitoraggio sulle analoghe relazioni che il partenariato transnazionale deve predisporre ed inviargli nei tempi;
  • Partecipare alle riunioni ed alle attività degli Steering Committee previsti dal progetto;
  • Redigere gli strumenti per il coordinamento, il monitoraggio e la valutazione delle diverse azioni di cui si compone il progetto. 

Alcune di queste attività possono essere demandate ad un PM esterno, ma il responsabile scientifico del progetto non potrà comunque esimersi dal mantenere il controllo dello svolgimento del progetto

Funzioni di supporto di un FM

  • Supportare l’ente beneficiario nella gestione finanziaria del progetto approvato;
  • Redigere monitoraggi (Progress Report finanziari), nel rispetto delle scadenze previste;
  • Creare la pista documentale di controllo e condividerla con lo staff coinvolto, e con gli altri partner se FM del Lead Partner; 
  • Redigere i documenti necessari per le rendicontazioni periodiche a supporto del Coordinamento del Progetto, gestire il processo di produzione documentale e curare le attività di inserimento e gestione dei dati nel supporto informatico (database, portale del partecipante, etc.); 
  • Monitorare la gestione dei flussi finanziari di entrata e di spesa e supportare il beneficiario nella gestione contabile per garantire il buon funzionamento finanziario del progetto; 
  • Aggiornare periodicamente le procedure di rendicontazione del progetto in relazione alle eventuali revisioni o modifiche; 
  • Partecipare alle riunioni ed alle attività degli Steering Committee previsti dal progetto. 

Solo alcune di queste attività possono essere affidate a personale esterno. E' possibile, invece, prevedere la collaborazione di personale non del dipartimento ma strutturato Unipd (valutare con direttore e SAD).

Consigliamo la predisposizione di un file di monitoraggio interno del progetto, utilizzando per es. excel, con una pagina dedicata e condivisa con ogni partner (ed un sistema riepilogativo in capo al LP) per una visione completa ed efficace degli stati di avanzamento della spesa. 



Ultime modifiche: venerdì, 25 febbraio 2022, 11:28