La comunicazione
Pianificare la comunicazione di un progetto europeo permette, da un lato, di aumentare le probabilità che la proposta venga approvata e, dall’altro, di garantire una buona comunicazione interna ed esterna facilitando la collaborazione tra partner e le attività di gestione del progetto.
In particolar modo nei progetti INTERREG sono necessarie competenze trasversali poiché si tratta non solo di gestire un progetto in più lingue ma anche interpretare diversi linguaggi, culture, proprio perché più partner/nazionalità sono coinvolti. Fondamentale è quindi creare sin da subito un’immagine chiara di cosa comunicare e a chi.
Vanno considerate sia la comunicazione interna che la comunicazione esterna.
La comunicazione interna riguarda i partner del progetto e gli scambi e le interazioni tra di essi per la realizzazione delle attività previste. Una buona comunicazione interna sarà definita costantemente tramite riunioni e attraverso l’attualizzazione di un Piano di comunicazione (Communication Plan) e dovrà permettere di:
- creare coesione tra i partner, quindi aumentare l’efficacia e l’impatto del progetto e
- far nascere nuove opportunità e sinergie tra livello Europeo e locale
- coordinare efficacemente le azioni e le iniziative di comunicazione e quindi garantire un approccio costo/efficacia della strategia di comunicazione nell’insieme dei territori
- tener conto delle azioni messe in campo da ciascun partner nel quadro dei rispettivi interventi
- facilitare il monitoraggio e la gestione dei rischi
La comunicazione esterna riguarda invece l’insieme delle parti coinvolte all’esterno del progetto e che possono esser direttamente o indirettamente impattanti per le attività del progetto. Per i progetti europei bisogna chiedersi come possono i Paesi europei che non hanno partecipato al progetto imparare dalla nostra esperienza e come possono i risultati del nostro progetto essere trasferiti altrove.
Quindi gli obiettivi della comunicazine saranno:
- aumentare il coinvolgimento dei beneficiari
- sensibilizzare gli stackholder e la loro partecipazione a conferenze, workshop, iniziative
- raggiungere il pubblico di interesse
- lanciare le basi della disseminazione
In linea generale, specialmente per i programmi INTERREG, al fine di facilitare i beneficiari al rispetto degli obblighi di comunicazione, i singoli programmi predispongono delle linee guida che spiegano come mettere in pratica i regolamenti europei per le azioni di informazione e comunicazione sui progetti cofinanziati.
In generale per costruire un buon piano di comunicazione bisogna:
- conciliare gli obiettivi di comunicazione del progetto europeo con quelli previsti dall’Unione Europea (UE). Quindi è importante definire le priorità che ha l’UE sui temi trattati e pensare a come dare visibilità non solo al proprio progetto, ma anche al programma europeo che lo finanzia.
- identificare i destinatari della comunicazione. Ovviamente si parla di cittadini europei. Ma ogni progetto ha i suoi obiettivi e quindi si rivolge ad un pubblico specifico. Importante è distinguere quindi tra beneficiari diretti (coloro che trarranno vantaggio dal raggiungimento degli obiettivi) e indiretti (coloro che trarranno un’influenza positiva dalla realizzazione del progetto, anche se esso non soddisfa direttamente un loro bisogno).
- Identificare il messaggio da comunicare. I messaggi dovranno essere immediati, chiari e comprensibili per il pubblico. Qui bisongna quindi definire il messaggio comune da evidenziare in ogni attività e in ogni evento del progetto (ad es. slogan, logo).
Per raggiungere gli obiettivi di comunicazione fissati, è necessario inoltre definire:
- gli strumenti da utilizzare congiuntamente e singolarmente da parte di ciascun partner. Ad es. materiale promozionale, sito web, social media arliamo delle azioni da attuare.
- le azioni da intraprendere congiuntamente e singolarmente da parte di ciascun partner. Solitamente ciascuna azione è una declinazione operativa di almeno un obiettivo strategico. Tutte le azioni dovranno esser identificabili (per es. attraverso una scheda azioni) e misurabili al fine di stabilire un’effettiva valutazione dei risultati (es. scheda valutazione).
- La valutazione sia dei risultati, sia degli approcci utilizzati che degli strumenti identificati. Questo permetterà di adattare la strategia e le azioni in funzione dei risultati al fine di rispondere ai bisogni e massimizzare l’impatto della comunicazione sui territori.